Sistemas ERP una realidad para la PYME
La necesidad de las empresas por ganar terreno y presencia en los mercados,
en donde las decisiones se ven afectadas por el crecimiento de las alternativas
informáticas a escoger, la complejidad de las empresas, la competencia
y los costos mayores que produce el cometer errores además de una
mayor incertidumbre en el futuro, ha traído como consecuencia la
creación y evolución de diferentes sistemas que apoyen a
los tomadores de decisiones en su labor, de una manera acertada y en tiempo
oportuno.
Es por ello que las palabras que actualmente están siendo utilizadas dentro de las empresas, para lograr soluciones a sus problemas de integración y control internos, son sistemas de información empresarial (ERP por sus siglas en inglés) ¿pero qué es?, ¿en qué beneficia a las empresas?, ¿quiénes pueden implementarlo y utilizarlo?. Estas son algunas de las preguntas que a lo largo de este artículo se irán respondiendo.
Comenzaremos por definir un sistema ERP como un conjunto de aplicaciones de software que permiten a las empresas automatizar e integrar las diferentes operaciones que se presentan en el día a día (contabilidad, programación de producción, recursos humanos, finanzas, distribución, servicios, correo electrónico, etc.) en donde sus funciones están relacionas entre sí; este tipo de sistemas se caracterizan por su modularidad, integración, universalidad, estandarización e interfases con otras aplicaciones; enfocado principalmente a optimizar las operaciones del "back office" de las empresas permitiéndoles evaluar, implementar y gestionar más fácilmente su negocio.
Tomando en cuenta la definición anterior es posible identificar
algunos puntos clave que componen a un sistema ERP:
• Automatización.
• Integración de procesos.
• Interrelación de las funciones.
• Modularidad.
• Transformación de datos en información útil.
• Facilidad de consulta y análisis.
El objetivo principal es satisfacer los diferentes requerimientos de información de la empresa, tanto internos como externos, para lograr un mejor manejo empresarial eficiente, con datos precisos, en tiempo y veraces de fácil comprensión y manipulación, permitiéndole a los ejecutivos y analistas de información, tomar decisiones para realizar las acciones pertinentes, y definir las estrategias a implementar en el futuro.
Anteriormente las grandes compañías adquirían sus sistemas a precios que sobrepasaban el millón de dólares, y tenían que someterse a una dolorosa y costosa implementación, que parecía no terminar nunca, los proveedores se aprovechaban de la situación y una vez que tenían al cliente, éste prácticamente no podía dejarlos jamás, ya que sus operaciones dependían cada vez más de los sistemas.
Actualmente los sistemas ERP, no son solamente para los corporativos que son capaces de absorber inversiones millonarias, ya que las PYMEs, también pueden sacarle provecho, si se tiene una adecuada planeación y un poco de paciencia; podemos decir que hoy en día los sistemas ERP son para todos, ya existen diferentes compañías que están especializadas en tratar de satisfacer las necesidades de la pequeña y mediana industria, en donde tienen aplicaciones específicas para cada ramo industrial, en donde solo se necesita realizar unos pocos ajustes, para dejarlo casi perfecto para la empresa, además de que también cuentan con planes de financiamiento accesibles y proporcionan todos los servicios de asesoría y soporte al cliente.
Entre las principales razones que justifican el por qué deben las
empresas invertir en un sistema ERP, podemos encontrar:
• Se reduce la incertidumbre con respecto a la veracidad de la información,
es decir todas las áreas de la empresa manejan la misma información
integrada, no existen diferentes sistemas departamentales que hacen que
pueda haber datos corruptos y que ponen en duda la veracidad de la información
y por lo tanto ponen en peligro la toma de decisiones.
• Mejora considerable en la comunicación interdepartamental,
permitiendo tener un mayor conocimiento de lo que esta sucediendo en la
empresa.
• Se elimina la duplicidad de información, se cuentan con
datos más robustos, produciendo información más confiable.
• Se hace más eficiente la integración de los procesos
comerciales.
• El acceso a tecnología de clase mundial.
• El aumento de la productividad es inminente, gracias a la automatización
de los procesos y la integración del negocio.
Se debe tener en cuenta que al implementar un sistema ERP, no todo va a
ser "color de rosa" dentro de la empresa, es necesario realizar
una adecuada selección, en donde se tenga la seguridad de que existe
un compromiso, tanto por parte de los proveedores de soluciones, como por
parte de los integrantes de la empresa, entre los principales puntos que
se deben tener en cuenta para lograr una adecuada implementación
estan lso siguientes:
• Se debe realizar un análisis detallado de la situación
actual de la empresa, así como plantearse los objetivos que se quieren
lograr con la implantación del sistema, contando con el apoyo total
de la dirección, pues no se debe tomar el proyecto como exclusivo
del área de sistemas.
• Tener un estricto cuidado en la elección de la herramienta
y proveedor seleccionados, ya que si estos no son los adecuados para el
tamaño y tipo de giro de su empresa, el tratar de realizar la implementación
de un ERP, puede ser una pesadilla muy costosa y larga.
• Se debe de tener en cuenta que la implementación no termina
solo con la puesta en marcha del ERP, se deben considerar los cambios y
adecuaciones que son indispensables para personalizar y ajustar el sistema,
a los procesos comerciales, por lo que es muy difícil, el lograr
especificar exactamente el costo y tiempo, que tomara la implementación;
entre menos cambios se requieran hacer el sistema, será más
rápidamente implantado y a menor costo, por lo que se recomienda
escoger un sistema que se adapte lo más posible a la actividad
de la empresa.
• Se debe realizar una adecuada campaña informativa dentro
de la empresa, para que los empleados logren asimilar el cambio, de la mejor
manera posible, el tomar conciencia de que los empleados son una parte
vital del éxito en la implementación del sistema, dará
una perspectiva diferente a los administradores del proyecto.
• Se debe contar con un líder de proyecto, aunque el proyecto
es de toda la empresa, es necesario tener un líder que conozca
perfectamente la empresa, que sea capaz de tomar decisiones, resolver
conflictos, coordinar esfuerzos y delegar tareas. El líder de proyecto
y los directivos deben estar totalmente comprometidos con el objetivo
que se quiere alcanzar con el proyecto.
• Es conveniente eliminar las situaciones burocráticas, para
lograr una inmediata solución de problemas.
• Es necesario contar con una adecuada capacitación para
el personal, y eliminar al máximo su rotación;
la retención de personal capacitado y comprometido es una necesidad.
• Las aplicaciones para los usuarios finales deben hacer un proceso
interno de manejo de información transparente,
ya que no todos los usuarios de esos sistemas son expertos, ni tienen porque serlo. Este tipo de sistemas son utilizados tanto por directivos y
ejecutivos, como por las personas que realizan, la diaria operación
de los procesos, en donde todos en su medida, requieren tener información,
que les ayude a la toma de decisiones.
Se debe de pensar en qué estrategias deben de implementarse para lograr una adecuada implementación de los sistemas ERP, en donde el interés principal es que el sistema tenga éxito, y que cumpla con los objetivos que la empresa esperaba Se deben de estudiar detalladamente las necesidades reales de la empresa, los recursos tanto tecnológicos, como de presupuesto con los que cuenta, y dejar bien en claro, qué es lo que podrá realizar el sistema y qué no, además de saber las necesidades de tiempo de la implementación y funcionamiento que se tienen. Podemos encontrar dos tipos de estrategia, para llevar a cabo la implementación de un sistema ERP:
Estrategia tradicional.
Estrategia acelerada.
En la Estrategia Tradicional la empresa liderea y ejecuta el proyecto con el apoyo de una empresa consultora.Se realiza una revisión de los procesos actuales, se define un modelo funcional y tecnológico de empresa, a ser implementado que responde al plan de negocios actual y futuro. Al liderar el proyecto la empresa se involucra totalmente en el mismo, esto trae un sinnúmero de ventajas y permite lograr un nivel adecuado de autonomía futura, para modificar el sistema, que respondan a los cambios del mercado. La empresa comparte el riesgo de implantación con el socio tecnológico seleccionado. Esto permite minimizar las situaciones imprevistas durante el proyecto, lo cual ocasiona menos desvíos en los esfuerzos, tiempos y presupuestos.
La empresa debe asignar los mejores recursos que tiene al proyecto para lograr los objetivos. Esto trae cierto riesgo operativo durante el proyecto, adicional al riesgo propio del mismo. No se obtiene el grado de autonomía adecuado, lo cual establece una dependencia con el proveedor. Esto incrementa el costo de mantenimiento del sistema.
En la Estrategia Acelerada la empresa supervisa el proyecto y éste es ejecutado por una empresa consultora. Se utiliza un modelo existente de empresa que se basa en las mejores prácticas mundiales probadas. Generalmente existe un desfase de tiempo, entre el modelo escogido y la última versión del producto.
El modelo de negocios que se desarrolla es único, esta basado en el tipo de industria y sugiere las mejores prácticas de la misma, refleja la estrategia de la gerencia de alto nivel y se desarrolla considerando todos los recursos que existen en la cadena de valor de la empresa. El modelo de negocios que se elige, ejecuta las mejores prácticas que se han obtenido, de las empresas líderes del sector, permite seleccionar algunas variables que tienden a reflejar la estrategia de la gerencia de alto nivel, y no permite tanta personalización a la realidad de la empresa.
Los ERP ofrecen muchas ventajas y ahorros significativos a las empresas, pero es muy importante medir correctamente estos ahorros, ya que en algunos casos la implementación de este tipo de herramientas, es muy costosa, si no se tiene un plan bien definido, de qué es lo se que quiere lograr y cuáles son los recursos para hacerlo.
Esta claro que es muy importante adaptarse a los cambios y avances tecnológicos a la brevedad posible, para que las empresas sean competitivas y tengan crecimiento e internacionalización, pero no por querer entrar rápido a la era tecnológica, deben aventurarse y entrar de lleno y con inversiones mal planeadas, y proyectos mal estructurados, ya que la empresa corre el riesgo de fracasar, con inversiones que podrían causar un daño considerable en la estabilidad de la empresa.
Conclusión
1- La implementación de sistemas ERP ya no es un sueño imposible para la PYMEs, ahora se ha convertido en una realidad palpable, en donde cualquier empresa que tiene el deseo de mejorar e integrar sus procesos internos puede hacerlo Actualmente las empresas pueden contar con información suficiente, que les permita hacer una selección correcta, para la implementación de herramientas tecnológicas que las apoyen a seguir creciendo, y demostrando que no solo las grandes multinacionales, son las que merecen la atención de los proveedores de herramientas, y para muestra basta con decir que compañías de la talla de SAP, esta poniendo un gran esfuerzo para lograr que sus productos entren a competir en las PYMEs.
2- Los proveedores de herramientas tecnológicas se han dado cuenta de que la PYMEs tiene un gran futuro, y que depende de ellos el poder ofrecer soluciones, que puedan adaptarse a las necesidades de este segmento de mercado, ya que muchos proveedores, ya están enfocados a prestar sus servicios, ofreciendo herramientas, a precios moderados con financiamientos flexibles e incluso la renta de herramientas, lo que hace que la implementación, sea casi inmediata, con una inversión mínima y con resultados visibles en muy poco tiempo.
3- Los sistemas ERP traerán consigo, no solo las ventajas de la automatización e integración de los procesos, y todo lo bueno que el sistema puede hacer por la empresa, sino también traerá una resistencia al cambio, una nueva manera de hacer negocios, una reingeniría dentro de la empresa; en sí lleva a cambiar las formas de trabajo y de organización dentro de la empresa, por lo que es necesario, estar preparados para enfrentar de manera positiva estos cambios, y sobre todo, hacer de este nuevo proyecto, un esfuerzo corporativo, en donde todos los integrantes de la empresa se sientan parte del cambio.
4- Es importante recalcar que en muchas de las herramientas tecnológicas,
y esta no es una excepción, el éxito de su implantación
y aceptación depende principalmente del recurso humano con el que
cuenta la empresa, además del nivel del compromiso que tenga la
alta dirección hacia el proyecto, sin olvidar una adecuada planeación
e información para toda la empresa, haciéndoles saber el
avance del proyecto, las etapas en las que cada área estará
involucrado, haciendo especial énfasis en los beneficios, que el
éxito del proyecto traerá para toda la organización.
Sistema Integral de Administración (ERP) para Micro y Pequeñas Empresas.
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