Aproveche el procesador de textos

WASHINGTON (Por Jay Dougherty, de DPA).— La mayoría de los que trabajamos diariamente en la computadora usamos el procesador de textos más que ninguna otra herramienta. Pero esto no quiere decir que lo utilicemos adecuadamente.

Un lector, por ejemplo, nos consulta: a veces necesito guardar un bloque de texto para usarlo después en varios documentos. Copiar y pegar en general no funciona, porque el portapapeles sólo guarda un texto cada vez. ¿Hay una forma mejor de hacerlo?Sí, la hay. Hay un recurso poco conocido que se llama “document scraps” (recortes de documentos) que se puede emplear con cualquier aplicación de Windows. Simplemente seleccione un trozo de texto que quisiera usted emplear en otro texto o en otra aplicación, “cliquee” y mantenga presionado el botón izquierdo del ratón sobre el texto seleccionado. Arrastre entonces ese texto hacia el escritorio de Windows. Suelte el botón del ratón y verá cómo en el escritorio se crea un icono de acceso directo. Dé un doble “clic” sobre ese icono para usar ese texto donde quiera.

Si hay un trozo de texto que usted usa frecuentemente en muchos documentos, considere la posibilidad de convertirlo en un acceso directo. Póngalo en el escritorio y allí estará siempre que lo necesite.

Portapapeles.— Otro lector se interroga: ¿Hay una forma de expandir la memoria copiar/pegar de modo que guarde más de un texto al mismo tiempo?Esto es posible. Pero hay que saber que este recurso se halla ya incorporado en Word 2002. El portapapeles de Windows —zona invisible de memoria reservada para guardar datos, de modo que pueden ser trasladados de un lugar a otro— tiene espacio sólo para una cosa al mismo tiempo, si no se le pide otra cosa.

Así, por ejemplo, si usted selecciona un texto y pide Copiar del menú Edición, aquello que haya seleccionado se quedará en el portapapeles hasta que copie otra cosa de este mismo modo.

Pero, ¿qué pasa si se quiere copiar varios fragmentos de texto en el portaapapeles? En Microsoft Word 2002 se puede copiar, copiar y copiar cuanto se quiera, para luego pegar uno de esos trozos de texto o de información en otro lugar.

Abra un documento en Word y, en el menú Ver, seleccione Barra de Herramientas (Task Pane). “Cliquee” la flecha que apunta hacia abajo en la parte superior de la Barra de Herramientas y seleccione Portapapeles en el menú desplegable que se le ofrezca. Verá allí espacios en blanco a la derecha de su documento. Ese es el portapapeles expandido.

Marque ahora una parte del texto y seleccione Copiar del menú Edición. El texto copiado aparecerá en el portapapeles expandido. Copie más texto y verá que aparece también en el portapapeles junto con el texto copiado originalmente. Se pueden copiar muchos fragmentos de información y entonces, cuando necesite pegar uno de ellos, simplemente ponga el cursor en el lugar deseado y dé un “clic” en el fragmento que usted desea pegar desde el portapapeles.

Cuando se haya acostumbrado a usar el portapapeles expandido, probablemente ya no volverá a usar Word como lo usaba antes.

Fuera de Word, tendrá que usar un programa adicional si desea expandir el portapapeles. Hay en el mercado varios programas para esta función. Uno de los más prácticos es Clipboard Magic.